6 dicas para aumentar a sua produtividade

6 dicas para aumentar a sua produtividade

6 dicas para aumentar a sua produtividade

Sempre me considerei uma pessoa organizada e com uma memória relativamente boa. Conseguia cumprir meus prazos com folga, estava sempre adiantada para os compromissos e nunca nenhum amigo deixou de receber minha ligação no dia do aniversário (inclusive na era pré-facebook).

Ao fazer a transição da carreira corporativa para o empreendedorismo, senti que isso começou a mudar. É natural que nessa fase, onde você começa a estudar, acumular conhecimento e executar novas atividades, demore um certo tempo até que as coisas se encaixem e se tornem automatizadas.

Ao longo das primeiras semanas de empresa, notei meu nível de ansiedade subindo drasticamente: percebi que não estava apenas esquecendo coisas ou atividades em geral, mas também pensamentos e insights que eu tinha ao longo do dia. Insights que poderiam ser decisivos para o meu negócio. Comecei a sentir o tempo, as atividades e pensamentos escorrerem por entre os meu dedos.

Pára tudo! Não dava mais para contar apenas com a memória, precisava me organizar! Para dar conta das novas atividades, ainda em estágio borbulhante de novidade, precisava incorporar algumas estratégias que permitissem que eu fizesse um melhor gerenciamento do meu tempo.

ESVAZIANDO A MENTE

Davis Allen, autor do livro “Getting Things Done” (se você está buscando ferramentas para gerenciar melhor seu tempo, esse livro é leitura obrigatória) é o guru das metodologias de produtividade atuais e seu mantra é “esvazie a mente”, ou seja, tudo que vier na sua cabeça, seja a lembrança de um compromisso, uma tarefa que precisa ser cumprida ou uma ideia sobre um novo projeto deve ser imediatamente anotada. Use o bloco de notas do seu celular! Acabou a bateria? Um caderninho ou pedaço de papel resolve! Procurou e nem papel de pão apareceu na sua frente? Anote na mão, mas anote!

Segundo Davis, anotar os compromissos e ideias promove o alívio da “memória RAM” do cérebro. Dessa forma você não precisa ficar preocupado em não esquecer aquela informação e pode liberar sua mente para se dedicar a outras atividades. Ter a mente clara, livre de preocupações, é a chave para conseguir se focar e se ocupar do que interessa. Além do mais, mais tarde sua listinha estará lá para te lembrar de tudo o que você precisa fazer.

REGRA DOS DOIS MINUTOS

Quando se é o dono do próprio negócio, e esse negócio ainda é pequeno (leia-se pequeno com apenas 2 colaboradores, como é caso do Moporã) você começa a executar papéis que nem imaginava que existiam. Precisa emitir notas e mandar para o contador. Precisa criar materiais de divulgação. Precisa fazer a contabilidade do mês. Sim, está tudo nas suas mãos e cada atividade dessas é composta por uma série de outras muitas pequenas atividades como responder um e-mail ou fazer uma ligação. É aí que entra a regra dos dois minutos: aquela atividade que acabou de surgir pode ser realizada em menos de dois minutos? Sim? Então faça-a imediatamente.

Pois são justamente essas pequenas atividades que temos mais preguiça de executar e que vão sendo empurradas com a barriga até o fim do dia, quando finalmente deixamos para resolver no dia seguinte. Ah, e isso vale para qualquer atividade, não precisa estar diretamente relacionada ao trabalho. Dá pra fazer em menos de dois minutos? Então faça agora!

IDENTIFICANDO TODAS AS ETAPAS DE ALGUMA ATIVIDADE

Eu percebia que toda vez que eu era muito generalista na definição de uma atividade, acabava perdendo o foco e postergando a sua realização.

Por exemplo, se eu precisasse montar o folder de divulgação do projeto e colocasse na minha lista de afazeres: “montar o folder de divulgação do projeto”, aquela atividade certamente seria adiada por alguns dias. A partir do momento em que eu comecei a deixar especificado exatamente o que eu precisava fazer, como escrever o texto de divulgação, escolher as fotos, selecionar a gráfica, entrar em contato com a gráfica, etc, era muito mais fácil eu me mover para a ação e fazer acontecer. Bastava a primeira tarefa ser cumprida para receber a injeção de ânimo necessária para concluir a atividade toda.

ORGANIZANDO LISTAS DE TAREFAS POR CONTEXTOS

Todos nós temos muitas coisas para fazer e se formos colocar tudo numa única lista de tarefas é chato e complexo de se organizar para executar. A melhor maneira de resolver isso é fazer listas por contextos. Contexto pode ser o local, a ferramenta necessária ou o tipo de atividades que você precisa realizar. Por exemplo, tenho uma lista de atividades do contexto rua: quando saio, já levo minha lista de atividades de tudo o que preciso resolver fora de casa. Passar no contador, comprar materiais de oficinas, ir no banco e passar no supermercado. Uma outra lista de contexto são redes sociais: momento do dia reservado para atualizar o facebook do projeto, pensar em novas pautas e fazer a análise dos dados. Lista de tarefas por contexto é a chave para você otimizar a execução de tarefas que estão correlacionadas entre si, seja pelo fato de serem realizadas no mesmo local ou por demandar a sua atenção em apenas um assunto específico-

UMA COISA DE CADA VEZ

Você já deve ter ouvido por aí que tem pessoas que conseguem fazer várias atividades ao mesmo tempo. Ou até mesmo que as mulheres são mais “multitarefas” do que os homens. Com pequenas variações, até existem pessoas que executam tarefas simultâneas melhores que outras, mas o cérebro humano foi projetado para focar em uma tarefa de cada vez (não acredita? Então assista esse vídeo). Quando prestamos atenção em duas atividades simultâneas, não só deixamos passar pequenos erros que poderiam ser facilmente corrigidos, como nosso nível de retenção de informação cai drasticamente. Por isso, ao executar a sua lista de tarefas, foque em se dedicar integralmente a uma atividade por vez, evitando ao máximo que tarefas concorrentes possam tirar seu foco.

DEFININDO PRIORIDADES

Essa seja talvez a dica mais básica e mais complexa quando se fala em gestão do tempo e produtividade. Básica porque parece óbvio que devemos fazer aquilo que julgamos mais importante primeiro e complexa porque definir prioridades depende da confiança que temos em nossa intuição. Confiança e consciência clara daquilo que valorizamos e temos como objetivos e metas em nossa vida. Para isso, é importante termos noção das ações que temos que realizar no presente (aquelas que estão na nossa listinha de tarefas), dos projetos nos quais nos engajamos, das nossas áreas de responsabilidade (profissional e pessoalmente) e de nossas metas de curto, médio e longo prazo. Não tenha dúvidas que refletir sobre essas questões te ajudarão na definição de suas prioridades.

E você? Como faz a gestão das suas atividades e tempo? Conta pra gente nos comentários!

[Crédito da Foto: Patrick Perkins]

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